役員の構成と役割を把握する
多くの区分所有者が、管理組合の役員になるのを面倒くさがる傾向がなきにしもあらずです。しかし専有部分だけでなく、共用部分も区分所有者にとっては財産であることには違いがありません。その財産である共用部分の管理が、自分のマンションの価格にストレートに跳ね返ってくるという現実をよく理解すれば、管理組合活動にも自然と力が入るでしょう。他人任せにすることなく、自分たちの財産は自分たちで守ること、最近広く言われている「自己責任」の意識を強く持つことが大切です。その意味からも、理事などの役員を任されることは、マンションを自分の財産として認識するいい機会であるといえるでしょう。
役員の種類と人数は管理規約にて決めることになりますが、標準管理規約によると理事長、副理事長、会計担当理事、理事、監事となっています。
では役員はどんな仕事をすればいいのでしょうか。まず理事は理事会に出席し、管理規約で定められた職務、総会において決議された事項を実際に執行します。また次回の総会に向けて、必要な議案について検討し、議案書を作成します。理事長は管理組合を代表し、理事会および総会を招集します。副理事長は理事長を補佐するとともに、理事長が執務が困難になれば、その職務を代行することになります。
一方、監事は、管理組合の業務の執行状況、及び財産の状況を監査して、総会に報告するのが仕事です。株式会社の監査役と同様な仕事だと考えればいいでしょう。
役員の実際の仕事内容ですが、区分所有者や住人から、マンション内のトラブルや課題点に関する提起があった場合には、調査をしたり、関係者の話を聞くなどして情報を集め、管理組合としての議案を作成することが必要になるでしょう。
もし、管理会社が入っていない自主管理のマンションであれば、仕事がかなり多くなるのは言うまでもありません。予算管理、駐車場管理、集会所などの施設管理、修繕などの管理、植栽物などの環境管理、エレベーター、給排水施設などの設備管理などは、ある程度業者に任せられるものの、事務的な仕事の負担は委託管理のマンションに比べて大きいと言えます。
役員の人数は柔軟に考える
役員の人数は、通常、管理規約に規定があります。理事長は１名、副理事長が１名もしくは２名、監事は１名もしくは２名として、理事の人数はどう決めたらいいでしょうか。
実はマンションの個別事情によるものが大きいために、標準管理規約でも人数が示されていません。ただし、注釈（コメント）として、次のような指針が示されています。
「おおむね１０～１５戸につき１名選出するものとする」「員数の範囲は、最低３名程度、最高２０名程度とし、○～○名という枠により定めることもできる」
このように、管理規約で幅を持たせ、余裕のある数の理事を選任しておくことで、仮に欠員が出たとしても、すぐに後任を探さなくてもいいことになります。
管理組合に対する意識を強く持ってもらうためには、すべての区分所有者が一度は役員を体験してもらうのが望ましいでしょう。しかし、多くの区分所有者は仕事を持っていると考えられるので、さらに管理組合の仕事をするとなると、時間的に厳しいことは間違いありません。
そこで本来は理事がやるべき、各種書類を作成したり、提案するなどの仕事を、管理会社が補佐したり、または代行するなど、役員の負担をできるだけ軽くすることも考えるべきでしょう。また、管理規約を改定して、区分所有者本人だけでなく、同居の配偶者および一親等の親族まで範囲を拡げるなどすることで、なり手を確保しやすくなります。賃貸率の高いマンションは、賃貸人も理事になれると規約で定める方法もあります。
役員の選出方法は３パターン
役員の選出には、次のような方法があります。
- 公募・・・・・・「管理組合選挙使用細則」を作成するなど、ルールづくりをして候補者を公募する方法
- 推薦・・・・・・現在の役員が中心となって、役員候補者を選出する方法、コミュニティが盛んなマンションであれば、フロアごとに推薦者を出してもらうのもいい
- 輪番制・・・・・・フロアごとなど、全体をいくつかのグループに分け、その中から輪番で役員を選出する方法。この場合は、部屋番号の順番に機械的に選出する方法と、過去に役員を経験した人を除いて抽選で決める方法などがある。
実際には、3.の輪番制を採用している管理組合が多いようです。それも公平を期するために、部屋の順番で機械的に決めていることも多いようです。
また、ほとんどの管理組合が、毎年、役員全員が交代しているようです。しかし、継続性に問題が出てくるために、半数を交代させる方法を採用している管理組合もあります。なかには副理事長を次期の理事長とする管理組合もあります。
役員の選出を円滑にするには？
あるマンションでは、管理組合の役員候補が決まると、総会で選任される前の理事会から出席してもらうようにしています。役員候補の立場で、翌年度の事業計画の作成に参加してもらうのです。それによって、自分たちが作成した計画を実行することになり、役員としての意欲が高まります。
総会後に新旧理事による合同理事会を開き、通常総会議案書および通常総会議事録に基づいて引継ぎを行なうケースもあるようです。
ここで重要なのは、事務的に引き継ぐだけでなく、フリートークの時間も設けて、特に旧役員から、「心残り」のある懸案事項を語ってもらうことです。
「３階の○○さんから、改善を頼まれたことがあるのだけれど、忙しくて、つい先延ばしにしてしまいました」
緊急性の低い課題や困難な課題ほど、次々に先延ばしになってしまう危険があります。少なくとも引継ぎの段階で、新役員に伝えておくべきでしょう。
個人情報の取扱はどうなる？
役員になると、区分所有者の名簿や、管理費の入金状況などを、運営上、把握しなければならない場合もあります。すなわち、区分所有者の個人情報を握ることになります。もし外部の人から、その個人情報に関する問い合わせがあった場合に、何も考えずに教えていいものでしょうか？
まず、各区分所有者に関する情報を知り得たのは、あくまでも役員の職に就いているからであり、誰でも知り得るものではありません。したがって、職務上知り得た秘密を、正当な理由なく外部に漏らすことはできないと考えるべきです。
この場合には、何が「正当な理由」になるでしょう。まず警察、裁判所、税務署などから証言を求められた場合は正当な理由と考えられます。
次に、「不動産業を営んでいる者ですが、Ａさんという人が、所有しているそちらのマンションを売りたいと言ってきた。Ａさんは管理費を滞納していないだろうか？」という問い合わせがあった場合を考えます。
規約の定めにもよりますが、もし管理費を滞納したまま売却したとしたら、新たな区分所有者にも滞納分の支払い義務が生じます。したがって、滞納の有無を教えるのは、正当な理由といえる場合が多いようです。ただし、こうした場合は、まずＡさん本人に連絡をとって、事情を説明しておくといいでしょう。
理事長に不信感を抱いたら？
「うちのマンションの理事長は、どうも怪しいんです。１０年以上も居座っているし、業者からマージンをもらっているようなんです」
このように、業者との癒着に関する相談を受けることは、決して珍しくありません。そこで話をよく聞いてみると、「管理人さんとも仲よしで、いつも楽しそうに話しているんです。それに他の管理会社の人とも一緒に食事をしているところを見かけました」という場合もあれば、「業者の選定を独断でやっている」などの様々なケースがあります。
しかし、実際に問題のある理事長がいないわけではありません。たとえば、マンションの敷地の元地主が、多くの議決権を持っていて、大家感覚で理事長を続けて管理組合を牛耳っているようなケースもあります。そうした問題ある理事長を、解任することができるのでしょうか？
教科書通りにやれば、臨時総会を招集して、解任決議を行なうことになるでしょう。ただし、総会の招集は、通常は理事長が行ないます。自分をクビにするための総会を招集っするとは思えません。
そこで、区分所有法第３４条第３項、４項の定める方法で、区分所有者の有志によって総会の招集を請求することになります。この場合は、区分所有者総数の５分の１、議決権総数の５分の１以上の賛成があれば足ります。
しかし、現実には、話し合いで解決する努力を惜しまないことが最も大切です。
転居する理事長の留任は可能か
長年、理事長を務めた人が転居してしまうこともあります。先述のケースとは逆に、人望の厚い理事長には、ぜひ留任してもらいたいと考える場合はどうなるでしょうか。
中高層共同住宅標準管理規約によると、「理事及び監事はマンションに現に居住する組合員のうちから、総会で選任する」とされています。もし、管理規約にも同様な取り決めがあるとしたら、そのままでは理事長を続けてもらうことはできません。
ただし規約を変更することによって、マンションに居住していない組合員のなかから役員を選ぶこともできます。同様に、組合員でないもの（たとえばマンション管理士などの専門家）を理事や監事とすることも可能です。
