多い相談はやはり委託費の問題です。しかし、我々は値切り屋ではありません。値段を下げるだけなら相見積もりとれば誰でもできることです。しかし、マンション住民は変化を嫌います。意欲ある理事会のリスクを以下に軽減してあげられるか、委託契約を見直したときに、その仕様書どおりの仕事をさせられるかと言うこともポイントです。以下一例を紹介します。
【依頼要旨】
団地型（１２棟、２０５戸の低層団地で敷地は広くグレードは高い）のマンション管理組合理事長からの依頼。現管理会社は対応も遅い上にコストが高い（年間委託費６５００万円）。現在既に相見積もりを３社から取っているが、各社仕様や使っている用語もバラバラでなかなか比較ができない。金額的には相見積もりを取った会社は非常に安くて魅力的だが・・・。管理の質は下げたくないので、素人でも比較してわかるように交通整理して欲しいという依頼。
【解決に向けて】
この管理組合は理事長は非常に頭の良い方なのですが、全ての物事を理事会で検討していることが問題があると感じました。議事録は配布していたようですが、情報が一方通行なので、組合員に意見を言う機会をもっと作るようアドバイスしました。この業務に関しては公開プレゼンテーションの開催を目下の目標として、それに向けて組合員への問題の周知と交通整理を進めていくこととしました。周知のほうは理事長が管理組合用フリーメールの取得、配布物などで一定の効果をあげることができました（彼は下ね気の新聞記者で私なんかよりも物書きはずっと上手いので）。交通整理のほうはとにかくバラバラの見積書を何とかするため、全ての項目を私が作成した統一仕様書どおりに積算した数字を入れ込むよう各担当者に指示。各社の特色、特記事項は別途用紙に記載するよう指示しました。また、全戸配布用プレゼン資料は要約版をＡ４で５枚までの制限つきで別途作成するよう指示をしました。
統一仕様書にあわせた数字が出揃っても、やはり数字では現れない部分を私がチェックし各社にヒアリング、調整のうえ、管理組合役員用に比較資料を作成しました。現管理会社も相当な減額を行い、また、仕様調整により見た目の数字を安くしていた管理会社の数字も一定の水準で落ち着きました。
各社大体金額的には横並びでプレゼンテーションを行い、結果として現管理会社と新委託契約を締結することとしました。金額的には１７００万円の委託費減額が実現しました。
このような業務は私も何件もやっていますが、よく言われる「管理会社変更」とは私は言いません。あくまで「委託契約の見直し」なんだと言います。まず管理会社変更ありきではなく、現管理会社も含めてこのマンションに一番良い提案をしたところと契約するのだと組合さんには話しています。
この業務で留意している点は次の契約先は必ず管理組合に決めさせること（管理士が選ぶのではない）、決める根拠はできるだけ公開プレゼンを行い、組合員の投票によるものとする（理事会で決めると勝手に癒着と勘ぐる人が必ずいる）ことです。現実的には臨時総会で決めるパターンが多いですが、臨時総会に上程する議案として管理会社を決定した根拠は住民投票によるとすると理事会のリスクも十分管理できます。
